Только что закончилась самая большая конференция, которую я организовывал: GR-Amaldi. Она была посвящена гравитации, теории относительности и гравитационным волнам, проходила в Глазго на этой неделе, и ее посетило больше 850 человек. На фоточке — оргкомитет :)
Вообще опыт получился сложный: у меня было 4 доклада (один про то, как ходить на конференции, один — про науку и два — про организации поддержки молодых ученых); я председательствовал на 3 сессиях и организовал два комьюнити-обеда. А на прошлой неделе, до начала основной конференции, проходил воркшоп для молодых ученых, который я тоже организовывал. Разумеется, свободного времени у меня не было вовсе! Я даже город толком не посмотрел…
Как вообще происходит организация конференций? Где-то за год до собирается оргкомитет. Он разделен на две части: местные (которые отвечают за всю инфраструктуру) и научный комитет (который отвечает за всю программу). Я был частью второго, но активно помогал и в первом.
Дальше начинается планирование: надо пригласить докладчиков на пленарные заседания, послать кучу писем с приглашениеми. Потом надо найти спонсоров: только взносов участников в жизни не хватит. Для воркшопа мы хотели, например, вообще не брать взноса (у молодых ученых обычно с деньгами туго), поэтому обошли вообще все возможные инстанции, подавались на несколько разных грантов и т.д. Дальше — надо организовать регистрацию и собрать основную информацию про конференцию.
Когда закрывается подача абстрактов, начинается самая жара: надо отобрать докладчиков, кого-то перенести в постер-сессию, кого-то не взять вовсе. Для этого в научном комитете есть много людей с разными специальностями. Каждый просматривал кучу абстрактов (из 1000+ что нам прислали), оценивал каждый и давал рекомендацию: доклад, постер или ничего. Потом на основании этого надо разобрать все принятые доклады и составить расписание: отдельная боль! Ведь параллельно идет 10 сессий на разные темы, и часто бывает так, что непонятно, в какую сессию поместить доклад, если он на смежную тему.
В последние недели — последний рывок, надо найти председателей для каждой сессии, произвести все замены отмененных спикеров и т.д.
Наконец: сама неделя конференции. На основной конференции была специально нанятая команда, а на воркшопе мы все делали сами: встретить участников, произвести регистрацию, раздать бейджики, настроить презентаци…Задач — миллион, голова идет кругом. Ну и постоянно что-то идет не так, так что надо решать разные проблемы. И это я еще был по сути на подхвате, основные проблемы легли на местный комитет.
Но в итоге получилось круто (особенно воркшоп хорошо удался!). Ощущение, когда к тебе все подходят и рассказывают, как им понравилось — совершенно прекрасно! Интересный опыт, но очень выматывает. Лечу домой!